Idą zmiany w KSeF. Lepiej zapisz ten numer

Krajowy System e-Faktur zaczął być obowiązkowy dla największych przedsiębiorstw 1 lutego br. Warto jednak mieć na uwadze, że do tego wdrożenia przygotowywano się latami i po drodze zaliczano opóźnienia. Czy to oznacza, że na rynek trafiło rozwiązanie idealne? Nie. Zdają sobie z tego sprawę nie tylko użytkownicy, ale też przedstawiciele Ministerstwa Finansów. Resort wciąż opracowuje usprawnienia w narzędziu.

Ministerstwo Finansów podsumowuje wdrożenie KSeF

Czym właściwie jest KSeF i po co powstał? System służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. Procesy te podlegają cyfryzacji, co w teorii ma usprawnić przepływ dokumentów, wyeliminować pomyłki czy przyspieszyć zwrot VAT. A po stronie państwa ułatwić kontrole i ograniczyć szarą strefę. Więcej na temat wdrożenia przeczytacie w tym tekście. Z kolei do tego artykułu odsyłam po szczegóły dot. funkcjonowania narzędzia. 

Tymczasem warto przyjrzeć się wnioskom towarzyszącym uruchomieniu narzędzia. Z danych uzyskanych przez serwis Telepolis.pl wynika, że do 18 sierpnia br. w KSeF zostało przyjętych 597 875 458 faktur, które wystawiło 2 339 258 podmiotów. To ma pokazywać, że KSeF stał się rozwiązaniem powszechnym. Ministerstwo Finansów dodaje przy tym, że skala przetwarzanych dokumentów rośnie z każdym kolejnym miesiącem. 

Problemy z logowaniem zostały wyolbrzymione

Zwróciłem się do Ministerstwa Finansów z prośbą o podsumowanie wdrożenia i funkcjonowania KSeF po kilku miesiącach. Moi rozmówcy już na samym początku pochwalili się sprawnym działaniem tego rozwiązania. Co prawda przyznali, że w pierwszych dniach pojawiły się czasowe utrudnienia związane z logowaniem do systemu przy użyciu Profilu Zaufanego. Ale natychmiast dodali, że inne metody logowania działały, a sam system był dostępny. 

Stosunkowo szybko, bo już 14 lutego nastąpiło przyłączenie do Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej, co dało możliwość logowania aplikacją mObywatel, e-dowodem, mojeID-bankowością elektroniczną, a także wykorzystywanym już wcześniej Profilem Zaufanym. Innymi słowy: kłopoty z logowaniem zostały wyrugowane.

Dezinformacja największą bolączką KSeF?

Sami przedstawiciele resortu za największe wyzwanie uznali… dezinformację. Ich zdaniem zimą szerzyła się fala nieprawdziwych informacji dot. awaryjności systemu oraz jego bezpieczeństwa. W efekcie zintensyfikowano działania na rzecz dotarcia do podatników z rzetelnymi informacjami. Wymienia się tu organizowanie konferencji, szkoleń, rozwój strony internetowej ksef.podatki.gov.pl czy komunikaty w mediach społecznościowych. 

Co ciekawe, resort zdaje sobie sprawę z tego, że zaistniały też wyzwania po stronie przedsiębiorstw i nawet je zidentyfikował:

Zmianą dla firm było m.in. odejście od posługiwaniu się wizualizacją na rzecz odbierania faktur w systemie. Istotne były także aspekty techniczne związane z prawidłową implementacją struktury FA(3) w programach księgowych, co miało znaczenie dla poprawności treści zawartych w przesyłanych do systemu plikach xml

Tak księgowi i przedsiębiorcy oceniają rozwiązanie resortu

A jak kwestie te postrzega druga strona? Z jakimi wyzwaniami mierzyli się użytkownicy KSeF w pierwszych miesiącach jego funkcjonowania? Na to pytanie serwisowi Telepolis.pl odpowiedziała Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w iFirma.

Zarówno na początku, jak i później największym wyzwaniem była sama integracja z KSeF, czyli uwierzytelnianie, nadawanie uprawnień, generowanie certyfikatów. Przedsiębiorcom ciężko też było przestawić się na inną kolejność w wykonywaniu czynności – czyli najpierw wysłanie faktury do KSeF, a dopiero potem do klienta. Do tego dochodzi jeszcze pilnowanie, aby faktura do KSeF była wysyłana na bieżąco po jej wystawieniu. Trudność sprawia też (do tej pory) samo poruszanie się po aplikacji rządowej KSeF, gdyż wiele osób uważa ją za mało intuicyjną

Tyle w kwestii niedociągnięć. A co z zaskoczeniami? Czy przedsiębiorcy i księgowi zderzyli się z niedogodnością, na którą nie byli gotowi? Okazuje się, że była nią:

Konieczność dostosowania się do nowych procedur wystawiania faktur, zwłaszcza z przypadku podmiotów dodatkowych. Każdą pomyłkę na dokumencie można teraz poprawić jedynie poprzez sporządzenie korekty, więc właśnie ta ilość dokumentów korygujących była na pewno dużym zaskoczeniem dla klientów i księgowych. Trudne do zrozumienia okazały się także różnice między wizualizacją dokumentów w systemach księgowych a tym, co jest w KSeF. Księgowych zaskoczył też równoległy obieg faktur w KSeF i poza nim

Jednocześnie Joanna Łuksza zadeklarowała, że pokaźna część przedsiebiorców i księgowych korzysta z KSeF bez większych problemów. Ludzie przyzwyczaili się do nowej formuły wystawiania dokumentów. Trudności wciąż dotyczą wspomnianych już korekt, obsługi nietypowych przypadków czy sytuacji, kiedy dokumenty funkcjonują jednocześnie w KSeF i poza nim.

Ministerstwo Finansów zapowiada zmiany w KSeF

Resort zapewnia, że procesy w systemie będą usprawniane i deklaruje, że podatnicy mogą liczyć na jego wsparcie w kwestiach merytorycznych, ale też technicznych. W tym celu uruchomiono np. całodobową infolinię.

Całodobowa infolinia KSeF dostępna jest pod numerami:

• 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych)
• 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych)
• +48 22 330 03 30 (z zagranicy)

Po połączeniu wybierz 6, inne sprawy rozwiązywane są do godziny 18, tymczasem dotyczące KSeF całodobowo. Wirtualna asystentka Kasja zapyta Cię o temat rozmowy. Jeżeli Kasja nie zrozumie Twoich słów lub temat rozmowy wykroczy poza jej możliwości, Kasja przełączy Cię do konsultanta.

Alternatywą jest umówienie wizyty w urzędzie skarbowym. Urzędnicy korzystają także z informacji przekazywanych przez użytkowników systemu, by dostosować KSeF do ich potrzeb. To wyłącznie puste deklaracje?

Otóż nie – przedstawiciele resortu wskazali, że 9 czerwca br. ruszył cykl konsultacji, które mają doprowadzić do wprowadzenia zmian w narzędziu. 

Podczas spotkania omówiono m.in. projektowane propozycje zmian w zakresie modeli zdarzeń biznesowych i synchronizacji zmian dla e-faktur. Propozycje te zostały przedstawione do publicznych konsultacji już w kwietniu br. i od tego czasu były przedmiotem uwag oraz opinii. Istotną informacją, która została ogłoszona podczas spotkania 9 czerwca br. jest także decyzja o pozostawieniu na stałe tokenów jako jednej z metod uwierzytelnienia w KSeF. W związku z tym odpowiednio znowelizowane zostanie rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF.  

Planujemy także wprowadzenie możliwości generowania certyfikatów KSeF na identyfikator wewnętrzny. Rozwiązanie to ułatwi zarządzanie dostępami w KSeF, szczególnie w podmiotach o rozbudowanej strukturze wewnętrznej. Pracujemy równolegle nad kolejnymi rozwiązaniami w ramach API KSeF 2.0. W najbliższych miesiącach zostanie udostępniona możliwość generowania zbiorczego identyfikatora. Będzie on wykorzystywany od 1 stycznia 2027 roku w przypadku dokonywania płatności zbiorczych za e-faktury

Urzędnicy wskazali, że uwagi użytkowników dotyczą także Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF oraz e-mikrofirmy. Te sygnały są analizowane i czasem skutkuje to zmianami. Przykładami wprowadzenie w Aplikacji Podatnika tzw. formularza skróconego czy zmian w zgłaszaniu faktur SCAM. Pomagają one ustalić czy otrzymana faktura jest próbą oszustwa. Wśród planowanych nowości są te z zakresu prezentacji faktur PEF.

Cały czas rozwijamy także Aplikację mobilną KSeF. Już widoczne dla użytkownika zmiany to przede wszystkim zmodyfikowanie filtrów wyszukiwania faktur. Odświeżyliśmy także wygląd ekranów dodawania profilu i konfiguracji kopii zapasowej. Stale rozwijamy również aplikację e-mikrofirma

Czego potrzebują użytkownicy KSeF?

Czego oczekują teraz księgowi i przedsiębiorcy? W pierwszej kolejności wskazuje się na większą automatyzację procesów. Przykładem księgowanie dokumentów pobieranych z KSeF. 

Wśród usprawnień przedsiębiorcy wskazują także na dodatkowe powiadomienia (czy to z poziomu aplikacji rządowej, czy użytkowanych programów księgowych) o nowych i odrzuconych fakturach, łatwiejszą obsługę korekt oraz możliwość wystawiania wszystkich typów dokumentów bez konieczności przechodzenia między różnymi systemami

Strach przed KSeF okazał się nieuzasadniony 

Ekspertka z iFirma dodaje, że opór wobec KSeF wyraźnie zmalał. Co więcej, użytkownicy systemu dostrzegają korzyści z automatyzacji procesów i ułatwienia obiegu dokumentów. Nie ma już problemu z np. zgubioną fakturą. Księgowi wciąż widzą pewne problemy, ale samo wdrożenie mają oceniać pozytywnie.