1 i 7 kwietnia czeka nas paraliż? Rząd nabiera wody w usta

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jeden z najgorętszych tematów w 2026 roku. Rozwiązanie służy do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur. Cyfryzacja ma za zadanie m.in. zwiększyć efektywność kontroli i ograniczyć szarą strefę, co w efekcie przyniesie państwowej kasie dodatkowe środki. Wedle szacunków w pełnym roku podatkowym może to być około 1,8 mld zł.

Dla przedsiębiorcy wdrożenie też ma być korzystne, bo np. zmniejszy się ryzyko popełnienia błędów, bo faktur nie trzeba samodzielnie przechowywać, a jednocześnie zawsze są one pod ręką, bo faktura nie ulegnie zniszczeniu. Lista korzyści jest dłuższa, ale więcej na ten temat dowiecie się z tego tekstu. Tym razem skupimy się na wspomnianym wdrożeniu.

KSeF zmierzy się z wielką aktywnością firm

KSeF wystartował 1 lutego, ale w ograniczonym stopniu. Od tego dnia wszystkie firmy mogą w systemie odbierać faktury. Obowiązek wystawiania tych dokumentów dotyczył największych przedsiębiorstw, których sprzedaż liczona jest w setkach milionów złotych. To kilka tysięcy podmiotów. Jak przebiegał ten start? Nie obyło się bez problemów.

Sam KSeF na początku lutego działał prawidłowo. Przeszkodą w korzystaniu z narzędzia okazała się kwestia uwierzytelniania użytkowników. Część z nich użyła w tym celu Profilu Zaufanego, a ten po prostu nie wytrzymał zwiększonego zainteresowania ze strony internautów. Przypomnę: do systemu dołączyło wówczas zaledwie kilka tysięcy firm. 1 kwietnia wdrożenie obejmie znacznie większą liczbę przedsiębiorstw. Czy system to wytrzyma?

Paraliż jest możliwy. To inna skala wdrożenia

Z tym pytaniem zwróciłem się do Ministerstwa Finansów. Niestety, pracownicy resortu nie chcieli (lub nie mogli) stwierdzić, czy właściwie przygotowano się do tego wdrożenia. Pytanie skierowałem zatem do branżowych specjalistów, a odpowiedziała na nie Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w iFirma.pl. Ekspertka jest zdania, że ryzyko paraliżu wydaje się bardzo realne.

Przeświadczenie przedsiębiorców, że na 1 kwietnia muszą być w KSeF, może realnie przełożyć się na działanie systemu. Zarówno samo zalogowanie się w systemie, jak i dalsze w nim funkcjonowanie. Będzie to na pewno bardzo duży test dla systemu co do liczby wysyłanych faktur.

Od miesiąca lutego wysyłka faktur szła płynnie. Pojawia się pytanie, jak szybko faktura będzie docierała do KSeF, gdy znacząco wzrośnie liczba przedsiębiorców wysyłających faktury w jednym czasie

Moja rozmówczyni przekazała, że końcówka marca pokazuje już wzrost zainteresowania przedsiębiorców połączeniem się z KSeF. Potwierdzają to dane udostępniane przez Krajową Administrację Skarbową. Do 26 marca do systemu dobrowolnie przystąpiło 306 tys. podmiotów (plus pięć tysięcy dużych firm, które od 1 lutego musiały wdrożyć rozwiązanie). Tymczasem 29 marca takich dobrowolnych wystawców faktur było już około 340 tys. Zainteresowanie narzędziem rzeczywiście rośnie. To jednak wciąż zaledwie część znacznie większej układanki. Czy zatem należy już teraz drżeć o funkcjonowanie systemu?

To nie czas na panikę. Przedsiębiorców uratuje spokój

Joanna Łuksza z iFirma.pl radzi przedsiębiorcom sprawdzić, czy posiadają narzędzia, które pozwolą im przystąpić do usługi. Chodzi o wspomniany już Profil Zaufany, aplikację mObywatel, e-dowód albo bankowość elektroniczną. Bo jeśli jedna metoda uwierzytelniania zawiedzie, inna może się okazać w pełni dostępna. Co jeszcze?

Na pewno warto porozmawiać z księgowością firmy, tak, by ustalić jasne zasady, kto jest za co odpowiedzialny. Czy księgowość zapewni program do fakturowania, czy może przedsiębiorcy powinni poszukać go sami? Czy księgowość przejmie za przedsiębiorcę obowiązek pobierania dokumentów z KSeF, czy będzie to obowiązek głównie przedsiębiorcy. Jeżeli posiadamy już program do fakturowania, to czy jest ono zintegrowane z KSeF i na jakiej zasadzie ułatwi nam pracę w przekazywaniu dokumentacji do księgowej?

Najważniejszą radą, jaką chcę przekazać przedsiębiorcom na 1 kwietnia, jest przede wszystkim to, żeby podeszli do tematu ze spokojem i nie zrażali się, jeżeli coś na początku trwało dłużej niż sądzili, że powinno trwać. Warto pamiętać, że jeżeli 1 kwietnia nie uda się wystawić faktury w KSeF, to zgodnie z przepisami, czas na wystawienie faktury dla przedsiębiorcy, w przypadku gdy sprzedaż ma miejsce w kwietniu, mija 15 maja

W tym miejscu warto przypomnieć o jeszcze jednej kwestii: w 2026 roku do systemu KSeF nie muszą przystępować wszystkie przedsiębiorstwa. Jeśli miesięczna sprzedaż nie przekracza na fakturach kwoty 10 tys. zł brutto, to podmiot może wystawiać faktury poza systemem (nie tylko w formie elektronicznej, ale też papierowej). Ta grupa przystąpi do rozwiązania dopiero 1 stycznia 2027 roku. Skoro już o datach mowa…

Ryzyko paraliżu systemu dotyczy 1 kwietnia, względnie także kolejnych dni, jeśli system rzeczywiście okaże się nieprzygotowany na duży ruch. Ale cierpliwość należy też zachować 7 kwietnia. To pierwszy dzień po świętach, które zapewne wyhamują działalność wielu firm. Może się zatem okazać, że to właśnie 7, a nie 1 kwietnia będzie prawdziwym testem dla opisywanego narzędzia.

Kwiecień dobrym czasem na wdrożenie? Niekoniecznie...

Nie brakuje opinii, że kwietniowe rozszerzenie systemu KSeF nie jest zbyt fortunne. Chodzi o to, że początek roku jest dla firm i księgowych czasem intensywnej pracy w zakresie rozliczeń. W I kwartale należało np. wybrać formę opodatkowania, do 25 marca trzeba było wysłać fiskusowi Jednolity Plik Kontrolny z nowymi oznaczeniami. Do tego dochodzą formularze IFT-2R, zeznanie CIT-8 za 2025 rok czy sprawozdania finansowe. Czy po 31 marca robi się luźniej? Otóż nie.

Do końca kwietnia trzeba przygotować zeznanie roczne z podatku dochodowego PIT-36, PIT-28, PIT-36L. Każda z tych czynności często wiąże się z pewnym uporządkowaniem danych, ich zbiorczą analizą, w którą nie są zaangażowani jedynie księgowi, ale również przedsiębiorcy, od których dane są pobierane. KSeF, który jest zmianą dużą, często wręcz rewolucyjną dla firm, które do tej pory wystawiały papierowe faktury, wymaga dużo uwagi i działań edukacyjnych. W czasie, w którym praca dla księgowych jest znacznie bardziej intensywna – wygospodarowanie dodatkowego pola na porozumienie się z klientem, odpowiedzenie na jego wątpliwości, pytania i ustalenie nowych schematów postępowania, jest zdecydowanie trudniejsza, niż np. mogłoby mieć to miejsce w okresie, w którym rozliczenia roczne są już zakończone

Co na to przedstawiciele resortu finansów? Czy można było wybrać inny termin na wdrożenie? Niestety, na to pytanie również nie uzyskaliśmy odpowiedzi. Być może urzędnicy i politycy liczą po prostu na to, że wszystko przebiegnie zgodnie z planem. A jeśli nie, to przedsiębiorcy i ich księgowi usłyszą ponownie, że w 2026 roku nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF. Nie ma zatem powodów do paniki.

Do KSeF warto przystąpić w miarę szybko

Zarówno ministerstwo, jak i branżowi specjaliści zachęcają do tego, by najbliższe miesiące potraktować jako czas na odpowiednie zrozumienie idei nowego systemu, zasad jego działania oraz zmian, jakie zachodzą. Dotyczy to także najmniejszych firm, które w teorii mogą odpuścić integrację. Błędy lepiej jest popełniać teraz niż w przyszłym roku, gdy fiskus może już być mniej wyrozumiały. 

To, co było powszechne przed KSeF, czyli antydatowanie faktur, w dobie KSeF przestaje być możliwe. KSeF wymusza na przedsiębiorcach działanie w czasie tu i teraz. Wystawiłem fakturę – wysyłam ją do KSeF, jeżeli będzie potrzebna zmiana – zmieniam ją przez korektę. Anulowanie sprzedaży po wystawieniu faktury przestaje istnieć w dotychczasowej formie porozumienia między przedsiębiorcami. Każda bowiem faktura, która weszła do systemu, w nim zostanie. Anulowanie w dobie KSeF wiąże się z korektą sprzedaży -